Come ha fatto presente il Dott. Mario De Bernart, Direttore Servizio Affari legislativi e istituzionali del Garante, il Registro dei trattamenti, che sostituisce di fatto il vecchio documento sulla privacy, non è obbligatorio per tutti.
Però, continua il Dott. De Bernart, è vivamente consigliato a tutti indistintamente.
Questa affermazione toglie ogni dubbio, ma vorrei spiegarne le motivazioni che stanno dietro le quinte.
Assodato che ogni azienda deve avere il Registro dei trattamenti, come imprenditore devi ragionare in modo lungimirante… pensa a quando verranno a bussare alla tua porta per fare un’ispezione sulla privacy, cosa racconterai?
Ecco allora che il Registro dei trattamenti diventa qualcosa che permette di colloquiare con l’Autorità di controllo, come scrive anche il Garante della Privacy, sul sito:
Al di fuori dei casi di tenuta obbligatoria del Registro, anche alla luce del considerando 82 del RGPD, il Garante ne raccomanda la redazione a tutti i titolari e responsabili del trattamento, in quanto strumento che, fornendo piena contezza del tipo di trattamenti svolti, contribuisce a meglio attuare, con modalità semplici e accessibili a tutti, il principio di accountability e, al contempo, ad agevolare in maniera dialogante e collaborativa l’attività di controllo del Garante stesso.
Il Registro del trattamento di fatto racconta quali dati trattiamo come azienda e cosa ne facciamo. Tieni presente che l’Autorità di controllo non sa esattamente come operi. Ci sono casi nei quali aziende di due persone gestiscono decine di migliaia di dati.
In sintesi il Registro del trattamento deve avere una serie di contenuti specifici, con una data certa che sia antecedente all’inizio del trattamento effettuato.
Così noi metteremo una bella data certa al nostro Registro del trattamento, ad esempio spedendocelo via PEC.
Puoi chiedere alla tua società di informatica di creare una procedura automatica che invia tramite PEC copia del Registro del trattamento ogni volta che lo modifichi.
La cosa certa è: avere un Registro del trattamento dei dati.
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